"Geschaeftliche" E-Mail: Erfahrungen

[schroeder _at__ TIB.Uni-Hannover.DE (Antje Schroeder)]

Hallo zusammen!

Eine "wer-hat-Erfahrung-mit" Frage aus der UB/TIB:

E-Mail wird auch bei uns zunehmend als Kommunikationsmittel verwendet und
ersetzt immer mehr Fax und Telefon. Die Frage, vor der wir stehen: wie kann
man SINNVOLL den "geschaeftlichen" E-Mailverkehr DOKUMENTIEREN?

Es geht hierbei NICHT darum, JEDE x-beliebige Mail zu sammeln und zu
archivieren, sondern nur diejenigen Mails, die "fuer das taegliche
Geschaeft" von Bedeutung sind. Dazu zaehlen weder die kleinen nuetzlichen
Informationen (über URLs, FTP-Archive usw.) noch die Dinge, die von
rechtlicher Bedeutung sind (wenn die überhaupt per Mail verschickt werden),
sondern um die Vielzahl von Absprachen und Uebereinkommen, die im
taeglichen Arbeitsablauf zwischen der Bibliothek und anderen Einrichtungen
(überwiegend im Ausland) getroffen werden oder zur Vorbereitung von
Vertraegen, Projekten usw dienen.

Sicher kann ich - je nach Funktionsumfang meines Mailprogrammes - solche
Mails fuer mich archivieren. Wie ist das jedoch, wenn mehrere Personen an
einem Projekt / "Vorgang" beteiligt sind? Wie kann sichergestellt werden,
dass "ein geordnetes Archiv" entsteht?


Oder doch Ausdrucken und Abheften (analog zu einer Aktennotiz z. B. eines
telefonischen oder persönlichen Gesprächs)? Welche Verfahren werden in den
Bibliotheken und darueber hinaus
praktiziert?

Bin gerne bereit die jetzt eintreffende Flut von Mails zu sammeln, zu
ordnen und anschliessend
eine Zusammenfassung an die Liste zu schicken.

Gruss

Antje Schroeder

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               Dipl.-Dok. (FH) Antje Schroeder
       Universitaetsbibliothek Hannover und TIB (UB/TIB)
                Abteilung EDV und Neue Medien

Welfengarten 1B                 Tel: (0511)762-4067
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E-Mail: Schroeder _at__ tib.uni-hannover.de
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