Re: automatische Ausleihverbuchung

["Uwe BXttcher" <boettcher _at__ landesbuechereistelle.de>]

Liebe Frau Winter !

> unsere Bibliothek hat z.Zt. einen Bestand von ca. 13000 Monografien und
> ca. 15 Ausleihen am Tag. 

Damit haben Sie das Jahr hochgerechnet (bei geschätzt 5 Öffnungstagen
pro
Woche und - sehr optimistisch - 50 Wochen Öffnung im Jahr) 3750
Ausleihen
oder einen Umsatz von 0,29 Ausleihen je Medium und Jahr.  

Aus unseren Erfahrungen mit der Automatisierung öffentlicher
Bibliotheken 
resultiert der Richtwert, dass sich der Aufwand, eine Bibliothek
vollstän-
dig für die automatische Ausleihverbuchung umzustellen, erst lohnt,
wenn
ein Umsatz von mindestens 0,8 gegeben ist (übertragen auf Ihre
Situation 
würde das bedeuten, dass Sie am Tag mindestens etwa 42 Ausleihen haben 
müssten). Dies ist - wohlgemerkt - ein Erfahrungswert, kein Anspruch
auf Absolutheit. 

Bedenken Sie, dass mit der Automatisierung i.d.R. folgender Aufwand
ver-
bunden ist:

1.) Anschaffung von Barcodes für ca. 13.000 Medien (bei ca. 42,- DM
pro
    1.000 Stück also 546,- DM),
2.) Anschaffung von Barcodescannern für alle betroffenen
Arbeitsplätze,
3.) Anschaffung von Leserausweisen (bei einer Auflage von mind. 1.000
    Stück sind je nach Gestaltung und Farbvielfalt 1,- bis 5,- DM je
    Ausweis zu veranschlagen),
4.) Bearbeitung jedes einzelnen Mediums:
    - Verbringen des Mediums aus dem Regal zum Bearbeitungsplatz,
    - Heraussuchen des Exemplardatensatzes aus dem (so nehme ich an)
      bereits erfassten Datenbestand,
    - Einkleben und Erfassung des Barcodes,
    - Rückverbringen des Mediums an seinen Standort.

Meine Prognose - wiederum ein Erfahrungswert: selbst bei bereits
erfasstem
Datenbestand wären Sie, je nach dem Zeitumfang, den Sie für die
Nacherfas-
sung der Barcodes pro Woche erübrigen könnten, mehrere Monate bis hin
zu
über einem Jahr mit der Vorbereitung des Bestands auf die
automatisierte 
Ausleihe beschäftigt. 

Fazit: Ich würde Ihnen aus unserer Erfahrung heraus von der Umstellung
der
Bibliothek auf die automatische Ausleihe mit Barcodes abraten, da der
Auf-
wand m. E. in keinem Verhältnis zum zu erwartenden Nutzen steht und
ich 
davon ausgehe, dass Sie wie die meisten bibliothekarischen
Kolleg(inn)en 
nicht zu befürchten brauchen, dass Ihnen ohne die Umstellungsarbeiten 
langweilig würde ... ;-)

Da Sie eine vergleichsweise geringe Ausleihe haben, wäre es aber
immerhin
zu überlegen, ob Sie die Ausleihe nicht doch mit Bibliotheca, aber
ohne 
Barcodes machen. Das Programm ist nicht notwendigerweise auf Barcodes 
angewiesen, sie beschleunigen die Verbuchung nur und ermöglichen die
Be-
arbeitung grosser Verbuchungszahlen in kurzer Zeit.
Die eigentliche Verknüpfung Buch - Leser erfolgt aber über die interne
Satznummer. Es wäre also denkbar, dass man - vorausgesetzt der 
Leser ist bereits angelegt - zunächst den Leser manuell sucht (Eingabe
der ersten 4-5 Buchstaben des Namens in das Barcodeeingabefeld, dann
ENTER, ggf. aus der Leserliste auswählen, wenn mehrere Leser mit dem
gleichen Namensanfang vorliegen), anschließend das Medium über F12 
ebenfalls manuell sucht (ggf. bei mehreren Exemplaren das betr. aus-
wählen) und verbucht. Das ist jetzt eine rein hypothetische
Überlegung,
aber ich denke, dass sie bei einer so geringen Tagesausleihe wie in 
Ihrem Fall durchaus praktikabel wäre und die Klappkarten (oder wie 
auch immer Sie verbuchen) ersparen würde. 

Probieren Sie es doch mal mit der Beispieldatenbank aus, für eine
Rück-
meldung hinsichtlich der Praxistauglichkeit bin ich in jedem Fall
dank-
bar.

Viel Erfolg und viele Grüsse aus dem derzeit recht sonnigen Koblenz
von

Uwe Böttcher

-- 
Uwe Boettcher
Landesbuechereistelle Rheinland-Pfalz
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